Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Na początku warto określić celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a organizator po stronie firmy może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Od briefu do scenariusza – co trzeba ustalić na początku?
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć bardziej praktyczne okazuje się ustalenie profilu uczestników. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Warto także ustalić przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić dostępu dla uczestników i ekip technicznych, a także dostępu do energii. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Ważne jest również oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje obszar aktywności, wypoczynku oraz obsługi technicznej. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak lokalizacja i infrastruktura, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Plan B nie stanowi dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz jednym z podstawowych elementów przygotowania imprezy. Organizator powinien wiedzieć, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także opóźnienie dostawy. Nawet najlepszy harmonogram nie usuwa wszystkich niepewności, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Udane wydarzenie nie wynika automatycznie z liczby zamówionych elementów. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują spójne założenia, realistyczny harmonogram i przemyślany plan awaryjny. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a osoba odpowiedzialna po stronie firmy nie spędza całego dnia na gaszeniu problemów.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+